Microsoft Word-এ Data Source তৈরি এবং সংযোগ করা বিশেষভাবে Mail Merge প্রক্রিয়ার জন্য ব্যবহৃত হয়। Mail Merge ব্যবহারের মাধ্যমে আপনি একসাথে অনেক প্রাপককে কাস্টমাইজড চিঠি, সনদপত্র বা অন্যান্য নথি পাঠাতে পারেন। Data Source হলো সেই ডেটাবেস যেখানে প্রাপকের তথ্য রাখা হয়, এবং এটি Word ডকুমেন্টের সাথে সংযুক্ত করা হয়।
Data Source তৈরি
Data Source হলো এমন একটি ফাইল বা ডকুমেন্ট যা প্রাপকের তথ্য ধারণ করে, যেমন নাম, ঠিকানা, ফোন নম্বর ইত্যাদি। এটি সাধারণত একটি স্প্রেডশিট (Excel), একটি ডাটাবেস (Access), অথবা একটি CSV ফাইল হতে পারে।
Excel Spreadsheet দিয়ে Data Source তৈরি:
- Excel ফাইল খুলুন এবং কলামগুলোর শিরোনাম দিন, যেমন First Name, Last Name, Address, City, Postal Code ইত্যাদি।
- প্রতিটি রোতে প্রাপকের তথ্য ভরুন। উদাহরণস্বরূপ, প্রথম রোতে প্রথম প্রাপকের তথ্য দিন এবং পরবর্তী রোতে অন্যান্য প্রাপকদের তথ্য দিন।
- একবার ডেটা পূর্ণ হলে, ফাইলটি সংরক্ষণ করুন (যেমন
Contacts.xlsxনামে)।
CSV ফাইল দিয়ে Data Source তৈরি:
- একটি নতুন CSV ফাইল খুলুন এবং ডেটার শিরোনাম (যেমন First Name, Last Name, etc.) ব্যবহার করুন।
- তথ্য পূর্ণ করুন এবং Save As অপশন থেকে ফাইলটি CSV (Comma delimited) ফরম্যাটে সংরক্ষণ করুন।
Data Source সংযোগ করা
Mail Merge ব্যবহার করতে হলে Data Source Word ডকুমেন্টের সাথে সংযুক্ত করতে হবে। এই প্রক্রিয়াটি ডকুমেন্টের নির্দিষ্ট স্থানে প্রাপকের তথ্য অটোমেটিক্যালি ইনসার্ট করতে সহায়তা করবে।
Data Source সংযোগ করার ধাপ:
- Mailings ট্যাব-এ যান।
- Select Recipients অপশন থেকে Use an Existing List নির্বাচন করুন।
- একটি ডায়ালগ বক্স প্রদর্শিত হবে, যেখানে আপনি পূর্বে তৈরি করা Excel বা CSV ফাইলটি খুঁজে সিলেক্ট করবেন।
- ফাইল সিলেক্ট করার পর, Word স্বয়ংক্রিয়ভাবে ডেটার সংযোগ তৈরি করবে এবং আপনি এটি ডকুমেন্টের মধ্যে ব্যবহার করতে পারবেন।
Data Source থেকে Fields ইনসার্ট করা
Data Source সংযুক্ত করার পর, Word ডকুমেন্টের নির্দিষ্ট জায়গায় প্রাপকের তথ্য ইনসার্ট করতে Merge Fields ব্যবহার করা হয়।
Merge Fields ইনসার্ট করার ধাপ:
- Insert Merge Field অপশন ব্যবহার করুন, এটি Mailings ট্যাবে পাওয়া যাবে।
- Insert Merge Field থেকে আপনার Data Source-এর কলামগুলো (যেমন First Name, Last Name, Address) নির্বাচন করুন।
- প্রতিটি Field ডকুমেন্টে সঠিক স্থানে ইনসার্ট করুন।
- উদাহরণ: "Dear <> <>,"
Mail Merge সম্পন্ন করা
Mail Merge প্রক্রিয়ার শেষে, Word আপনাকে একাধিক কাস্টমাইজড ডকুমেন্ট তৈরি করতে সাহায্য করবে, যা আপনি প্রিন্ট বা ইমেইল পাঠাতে পারবেন।
Mail Merge সম্পন্ন করার ধাপ:
- Finish & Merge বাটন থেকে একাধিক অপশন নির্বাচন করুন:
- Print Documents: ডকুমেন্টটি প্রিন্ট করতে।
- Email Messages: কাস্টমাইজড ইমেইল পাঠাতে।
- Create New Document: একটি নতুন ডকুমেন্ট তৈরি করতে।
- আপনার নির্বাচিত অপশনের সাথে প্রক্রিয়া শেষ করুন।
Data Source এবং Word ডকুমেন্টের মধ্যে সম্পর্ক
- Data Source হল সেই স্থান যেখানে আপনি প্রাপকের তথ্য সংরক্ষণ করেন, যেমন Excel বা CSV ফাইল।
- Word ডকুমেন্ট এবং Data Source একসাথে মিলিত হয়ে, Mail Merge প্রক্রিয়ায় কাস্টমাইজড চিঠি বা নথি তৈরি করে।
সারাংশ
Microsoft Word-এ Data Source তৈরি এবং সংযোগ করার মাধ্যমে আপনি সহজেই Mail Merge প্রক্রিয়া ব্যবহার করে কাস্টমাইজড চিঠি, সনদপত্র, বা অন্যান্য নথি তৈরি করতে পারেন। Excel বা CSV ফাইলের মাধ্যমে প্রাপকদের তথ্য সংরক্ষণ করা এবং সেটি Word ডকুমেন্টের সাথে সংযুক্ত করে একাধিক ব্যক্তির জন্য কাস্টমাইজড ডকুমেন্ট তৈরি করা সম্ভব।
Read more
